Заказ из формы попадает в xero: сценарий заводит клиента, выставляет счёт, отправляет письмо с Gmail и сам шлёт напоминания, пока счёт не оплачен, ведя учёт в dataTable.
Уведомления из Gmail в Webhook настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.