Сценарий читает письмо о возврате, находит заказ, проверяет условия и отправляет клиенту ответ, записывая всё в таблицу.
Перенос данных из Gmail в Google Sheets делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + Google Sheets) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.