Сценарий регулярно сводит табель и справочник сотрудников из таблица, считает показатели, шлёт сводку в pachca и письмо на Gmail, если есть серьёзные отклонения.
Перенос данных из Gmail в pachca делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + pachca) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.