Вы отправляете файл боту в Telegram — сценарий кладёт его в Keap, распознаёт текст с картинок и заносит в указатель в Airtable, где вы потом ищете документ одной командой.
Перенос данных из Telegram в Keap делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Telegram + Keap) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.