Вы отправляете файл боту в Telegram — сценарий кладёт его в Nextcloud, распознаёт текст с картинок и заносит в указатель в okoCrm, где вы потом ищете документ одной командой.
Перенос данных из Telegram в Nextcloud делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Telegram + Nextcloud) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.