Заявка из формы сразу оценивается помощником: горячие сохраняются в базу клиентов и приходят вам письмом, остальные не отвлекают.
Лиды из Gmail передаются в Microsoft SQL автоматически: сценарий подхватывает каждую заявку сразу после появления.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + Microsoft SQL) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.