На каждое письмо клиента помощник пишет ответ с учётом прошлых обращений, сохраняет диалог в таблицу и отправляет ответ.
Перенос данных из LoneScale в Gmail делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (LoneScale + Gmail) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.