На каждое письмо клиента помощник пишет ответ с учётом прошлых обращений, сохраняет диалог в таблицу и отправляет ответ.
Перенос данных из NocoDB в Gmail делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Эту интеграцию NocoDB и Gmail можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.