Сценарий находит оплаченные счета, отправляет чек клиенту на Gmail, складывает копию в Nextcloud и добавляет строку в реестр в roistat.
Перенос данных из Gmail в Nextcloud делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + Nextcloud) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.