Перенос данных из Microsoft Outlook в Pinecone Vector Store делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Эту интеграцию Microsoft Outlook и Pinecone Vector Store можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.