Звонки берёт голосовой помощник: он говорит с клиентом, находит свободное время в календаре, записывает, переносит и отменяет встречи и ведёт учёт в таблице.
Перенос данных из Airtable в Webhook делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.