Человек заполняет форму — сценарий копирует твой шаблон, подставляет ответы в нужные места и выдаёт готовый документ.
Чтобы заявки из iCalendar сами попадали в Веб-форма, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.