Раз в месяц сценарий забирает список клиентов из Xero, приводит данные к нужному виду и добавляет их строками в carrotQuest.
Перенос данных из Xero в carrotQuest делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Xero + carrotQuest) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.