Чтобы записи в Zoho CRM создавались из Microsoft Outlook без ручного ввода, достаточно готового сценария.
Эту интеграцию Microsoft Outlook и Zoho CRM можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.