Клиент выбирает время встречи, а сценарий заводит задачу в CRM и присылает команде напоминание — ничего не теряется.
Уведомления из Google Calendar в bitrix24 настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Google Calendar + bitrix24) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.