Сценарий следит за папкой: каждый новый файл сам открывается нужным людям и заносится строкой в таблицу учёта.
Чтобы данные из Affinity автоматически попадали в Google Drive, достаточно готового сценария — без выгрузок руками.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.