Сценарий следит за папкой: каждый новый файл сам открывается нужным людям и заносится строкой в таблицу учёта.
Чтобы данные из asproCloud автоматически попадали в Google Drive, достаточно готового сценария — без выгрузок руками.
Настроить такую автоматизацию (asproCloud + Google Drive) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.