Сценарий следит за папкой: каждый новый файл сам открывается нужным людям и заносится строкой в таблицу учёта.
Перенос данных из Notion в Google Drive делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Notion + Google Drive) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.