Сценарий следит за папкой: каждый новый файл сам открывается нужным людям и заносится строкой в таблицу учёта.
Перенос данных из trueConf в Google Drive делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.