Перенос данных из Xero в Freshworks CRM делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Эту интеграцию Xero и Freshworks CRM можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.