Перенос данных из Zoho CRM в OpenAI делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Эту интеграцию Zoho CRM и OpenAI можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.