Сценарий по расписанию проверяет Gmail и по каждому новому письму создаёт запись в вашей базе — данные из писем собираются сами.
Чтобы записи в Airtable создавались из Gmail без ручного ввода, достаточно готового сценария.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + Airtable) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.