Сценарий по расписанию проверяет Gmail и по каждому новому письму создаёт запись в вашей базе — данные из писем собираются сами.
Чтобы записи в Ldap создавались из Gmail без ручного ввода, достаточно готового сценария.
Эту интеграцию Gmail и Ldap можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.