Сценарий по расписанию проверяет Gmail и по каждому новому письму создаёт запись в вашей базе — данные из писем собираются сами.
Сценарий сам создаёт записи в LoneScale по данным из Gmail — ручной ввод больше не нужен.
Эту интеграцию Gmail и LoneScale можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.