Как только человек попадает в группу рассылки в Mailchimp, сценарий добавляет его строкой в вашу таблицу.
Перенос данных из Mailchimp в Microsoft SQL делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Mailchimp + Microsoft SQL) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.