Как только в Google Drive появляется новый файл, сценарий отправляет письмо через Send Email со ссылкой на него. Никого не надо дёргать вручную.
Чтобы связать Google Drive и Send Email, не нужен программист: готовый сценарий соединяет их за пару минут.
Настроить такую автоматизацию (Google Drive + Send Email) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.