Как только в Salesforce появляется новый файл, сценарий отправляет письмо через Microsoft Outlook со ссылкой на него. Никого не надо дёргать вручную.
Чтобы связать Salesforce и Microsoft Outlook, не нужен программист: готовый сценарий соединяет их за пару минут.
Настроить такую автоматизацию (Salesforce + Microsoft Outlook) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.