Сценарий разбирает каждый заказ, сверяет остатки, уведомляет клиента и команду и ведёт журнал заказов в таблице.
Уведомления из Gmail в vk настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + vk) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.