Заявка очищается от дублей, назначается менеджеру и пишется в Google Sheets; клиент получает сообщение через MessageBird, а документы раскладываются в Dropbox.
Уведомления из Google Sheets в MessageBird настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Google Sheets + MessageBird) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.