Заявка очищается от дублей, назначается менеджеру и пишется в Google Sheets; клиент получает сообщение через smscRu, а документы раскладываются в Nextcloud.
Уведомления из Google Sheets в smscRu настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Google Sheets + smscRu) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.