Заявка с формы попадает строкой в Azure Cosmos DB, продажи получают сигнал в express, а клиенту уходит письмо-подтверждение через Gmail.
Чтобы заявки из Gmail сами попадали в Azure Cosmos DB, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + Azure Cosmos DB) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.