Заявка с формы попадает строкой в Ldap, продажи получают сигнал в botHelp, а клиенту уходит письмо-подтверждение через Gmail.
Чтобы заявки из Gmail сами попадали в Ldap, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + Ldap) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.