Как только приходит регистрация, участник добавляется в таблицу, в рабочий чат и каналы, в событие календаря и получает приветственное письмо.
Перенос данных из Formstack в Mattermost делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Formstack + Mattermost) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.