Сценарий читает заявку с формы, пишет ответ по существу вопроса, отправляет его на Gmail клиенту и сохраняет заявку с ответом в trueConf.
Чтобы заявки из Gmail сами попадали в trueConf, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Настроить такую автоматизацию (Gmail + trueConf) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.