Приходит письмо с диагнозом — помощник вытаскивает данные пациента, заносит их в таблицу, собирает отчёт по вашему шаблону и рассылает его в PDF.
Перенос данных из Gmail в moysklad делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Эту интеграцию Gmail и moysklad можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.