Сценарий оценивает каждую заявку с сайта по вашим критериям, сохраняет её в CrateDB, уведомляет команду в Discord и сразу шлёт клиенту автоответ на Gmail.
Уведомления из CrateDB в Discord настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (CrateDB + Discord) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.