Сценарий оценивает каждую заявку с сайта по вашим критериям, сохраняет её в CrateDB, уведомляет команду в Zulip и сразу шлёт клиенту автоответ на Gmail.
Уведомления из CrateDB в Zulip настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.