Лиды из KoBoToolbox передаются в Microsoft Outlook автоматически: сценарий подхватывает каждую заявку сразу после появления.
Эту интеграцию KoBoToolbox и Microsoft Outlook можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.