Чтобы заявки из Microsoft Outlook сами попадали в Веб-форма, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Настроить такую автоматизацию (Microsoft Outlook + Веб-форма) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.