Приходит письмо в mailgun — сценарий заводит по нему тикет в Freshservice и сообщает команде в Vk.
Сценарий сам создаёт записи в Vk по данным из Freshservice — ручной ввод больше не нужен.
Эту интеграцию Freshservice и Vk можно запустить в Scriptera: опишите задачу словами — сценарий соберут, запустят и будут следить, чтобы он работал.