Сценарий следит за письмами с нужной меткой в Customer.io и создаёт по ним задачи в Invoice Ninja. Помечаете письмо — задача уже в плане.
Сценарий сам создаёт записи в Invoice Ninja по данным из Customer.io — ручной ввод больше не нужен.
Настроить такую автоматизацию (Customer.io + Invoice Ninja) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.