Сценарий следит за письмами с нужной меткой в Microsoft Outlook и создаёт по ним задачи в Invoice Ninja. Помечаете письмо — задача уже в плане.
Чтобы записи в Invoice Ninja создавались из Microsoft Outlook без ручного ввода, достаточно готового сценария.
Настроить такую автоматизацию (Microsoft Outlook + Invoice Ninja) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.