Ты описываешь задачу в Telegram, помощник создаёт нужный файл в Microsoft Outlook и присылает отчёт о сделанном.
Чтобы записи в Telegram создавались из Microsoft Outlook без ручного ввода, достаточно готового сценария.
Настроить такую автоматизацию (Microsoft Outlook + Telegram) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.