Клиент заполняет анкету — сценарий создаёт ему папку в Microsoft Outlook, заводит карточку в CrateDB и оповещает команду в Telegram.
Уведомления из Microsoft Outlook в CrateDB настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Microsoft Outlook + CrateDB) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.