Клиент заполняет анкету — сценарий создаёт ему папку в Nextcloud, заводит карточку в trueConf и оповещает команду в Telegram.
Уведомления из Nextcloud в trueConf настраиваются готовым сценарием: он ловит событие и сразу шлёт сообщение.
Настроить такую автоматизацию (Nextcloud + trueConf) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.