Новый файл в основном хранилище автоматически копируется в резервное, если его там ещё нет — актуальная копия без ручной выгрузки.
Перенос данных из Google Drive в OpenAI делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Такой сценарий можно запустить в Scriptera: задача описывается обычными словами, сборка и запуск — на стороне сервиса.