Человек проходит форму по шагам, ответы ложатся строкой в таблицу, а команда сразу получает уведомление о новой заявке в мессенджере.
Чтобы получать уведомления из yclients в vk, не нужен программист: готовый сценарий следит за событиями и присылает сообщения сам.
Настроить такую автоматизацию (yclients + vk) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.