Пришли счёт фотографией — помощник вытащит поставщика, номер, дату и суммы, сохранит оригинал в Nextcloud, проверит дубли и добавит строку в таблица, отчитавшись через Mautic.
Перенос данных из Nextcloud в Mautic делается готовым сценарием: он сам замечает новое и переносит его.
Настроить такую автоматизацию (Nextcloud + Mautic) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.