Новое событие в Calendly проверяется по условию, сценарий готовит данные и создаёт счёт в Xero.
Чтобы записи в Xero создавались из Calendly без ручного ввода, достаточно готового сценария.
Настроить такую автоматизацию (Calendly + Xero) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.