Вставляешь ссылку в форму — сценарий скачивает трек, сохраняет файл в Nextcloud и ведёт учёт в Quick Base.
Чтобы заявки из Nextcloud сами попадали в Quick Base, достаточно готового сценария — без ручного переноса и потерь.
Настроить такую автоматизацию (Nextcloud + Quick Base) можно в Scriptera — без кода: опишите задачу, остальное сделают за вас.